Meistertask – kis céges munkafolyamat kezelő

A vállalkozás fejlődés egyik kulcs-pontja az, amikor az egyéni vállalkozásból céges vállalkozás lesz. Az a pont, amikor az alapító már nem képes minden munkatársa munkáját elvégezni, mert vagy nem ért hozzá vagy nincs rá ideje. A cégek sokasága képtelen erre az átalakulásra. Pedig néha elég lenne egy jó szoftver, ami a feladatokat lassan elengedő vezetést segíti abban, hogy képben maradjon. Ilyen alkalmazás a Trello, az Asana vagy a most bemutatandó MeisterTask.

Kanban
A "hogyan vezesd a cégedet" gondolatnak ezer és egy elmélete létezik. A MeisterTask ugyan elmélettelenül született, de hamar rájöttek az alapítók, hogy ők bizony a "Kanban" ("Nem magyar rövidítés ez!" - kiálta fel a Gonosz Almalap kaján mosollyal a szája szegletében) elméletét valósítják meg.
Az elmélet, szerencsére, roppant egyszerű és logikus. Vegyünk magunk elé egy papírt, osszuk függőlegesen három részre. Az első oszlop lesz az elvégzendő feladatoké, amelyekhez még hozzá sem nyúltunk. A második oszlop azoké, amelyeken épp dolgozunk (dolgoznánk, de most épp egy blogot olvasunk - by GA), a harmadik pedig az elvégzett feladatoké. Logikusan minden projekt, feladat balról jobbra halad. Ugye, hogy nem bonyolult, inkább azt csodáljuk, hogy ez egy elmélet. Én elkomolytalankodtam, de itt a Wikipedia linkje azoknak, akik itt hagynák e bejegyzést az elméleti tudásért – a magyar linket adtam meg, de az használhatatlan, szinte, érdemes az angolra átugrani.

A képen egy boardot, azaz táblát látunk. A táblát mi hozzuk létre, számtalan táblánk lehet, a táblák függetlenek egymástól. A táblán oszlopokat hozunk életre, ezeket úgy nevezzük el és arra használjuk, amire jól esik. A képen egy értékesítési minta tábla látható, az értékesítés fázisai balról jobbra haladva követhetők. A cél az, hogy leadből eladás legyen, a tábla jobb széléig átmasszírozni az ügyfelet.
Egy táblán többen is dolgozhatnak, természetesen neten, Macen, iOS-en és Androidon is. Az egyes feladatokat - itt potenciális vevők - hozzárendelhetjük a táblán dolgozó bármelyik személyhez, így lehet a feladatot nevesíteni. A feladatot persze mindenki látja és módosíthatja, aki erre jogosult. A feladat annál több, mint amit így látunk.

MeisterTask – alapok

A feladathoz lépéseket rendelhetünk, ahogy ez az jobb oldali képen látható. Itt épp az oktatásainkhoz tartozó listát látod, ezt nem kell minden hallgatónál begépelnünk, elmenthető és előhívható. Ez a lista is bármikor módosítható, átrendezhető, bővíthető vagy törölhetem is irreleváns sorát. Az adott feladathoz fájlokat is csatolhatok. Például a hallgató számláját, tanfolyam elvégzését igazoló oklevelét. A csatolt fájlt a MeisterTask tárolja, így akkor, amikor a feladat már kifutott és archiválásra került, a csatolmányok is mennek az irattárba. Ahonnan bármikor elő lehet keresni egy már lefutott feladatot.
A feladat neve alatt rövid (vagy baromi hosszú) leírásba érdemes a legfontosabb tudnivalókat rögzíteni. Minden feladathoz cset/fórum tartozik, ide jegyzetelhetjük, mit végeztünk, mi történt. Ha valaki jelezni akarja, hogy tudomásul vette, akkor azt egyetlen like-kal is megteheti. Ezt azért emelem ki, mert sok cégnél dübörögnek a nyolc-tíz résztvevős körlevelek, 2-300(!) ide-oda ment levéllel, amelynek 50-70 százaléka csak annyi, hogy "ok", "rendben" vagy "láttam".
A feladatok az oszlopok közt szabadon mozgathatók. Sőt, még a táblák között is, ha az adott táblákhoz hozzáférünk.

Automatizálás és integráció

Minden oszlop felruházható csekély intelligenciával - itt van még mit fejleszteni, de az irány tetszik. A jobb oldalon látható módosítások automatikusan megesnek az oszlopba beeső feladattal. Lehet automatikusan új felelőse, generálhatunk mail, vagy automatikusan áthelyezhetjük a feladatot máshová - leginkább egy másik tábla másik oszlopába. Szabhatunk határidőt a feladat elvégzésére, és tageket is módosíthatunk (ez kicsit gyenge) – a tagelés előnye a keresés segítése.
A Slack és Office integráció mutatja, hogy a MeisterTask nem kíván az 1001. lenni a sziget alkalmazások közül, inkább egy építőkockája a kisvállalkozások összeépítődő vállalatirányítási rendszerének. Sőt!. Minden oszlop önálló email-címet kap a MeisterTasktól, így levélen is képes új feladatot fogadni (itt is van még mit fejleszteni).

Tapasztalat, ingyenes próba
A regisztráció - lehet Google accounttal is - után azonnal használható az alkalmazás. Az első ingyenes hónap további kettővel toldható ki, ha hozol még két embert, vagy accountot. Az automatizálás néhány része havi díjhoz kötött, de emberbarát módon. Elég egy, aki fizet, az általa létrehozott automatizmusokat minden táblára meghívott használhatja.
A tesztelést - és persze a cég által remélt váltást - segíti, hogy az említett Asanából vagy Trello-ból képes az adatokat átszívni - ezt nem próbáltam.
Az iCal / Naptár integrációt viszont megnéztem, és jól működött, dobálta a MesiterTaskos dátumhoz kötött eseményeket a Naptárba
Nekünk a Macademián "bejövőben van" a MeisterTask. Bízunk, hogy az e cikkben is említett fejlesztések megesnek. És abban is, hogy váratlanul nem vásárolják fel őket megszüntetve a szoftvert, vagy a fejlesztők nem szélednék szét. Mert ez benne van a pakliban.