Emailek a Mailben – rend a lelke ennek is

A konzultációra, képzésre érkezők gépén gyakran látom, hogy több száz, több ezer – és néha több tízezer(!) – olvasatlan levelük van. A pár százat én is elértem, és ez késztetett arra, hogy elkezdjek rendet rakni a Mailemben. Azért érdemes rendet tenni, ami nem kell kidobni, archiválni, mert a túl sok levél kezelése lassítja a Mailt. Ha úgy gondolunk a levelekre, mint könyvekre, akkor logikus, hogy ezer közül hamarabb találjuk meg a keresettet, mint százezer közül. És evidens, hogy a százezer jóval több helyet igényel, mint az ezer.

Első feladat fiók méret lekérdezése. Válasszuk ki a Bejövő levelek (Inbox) fiókot, és a helyzetérzékeny menü (CTRL+kattintás) utoló parancsát, a Fiókinfók beolvasását! A fenti képhez hasonlót kapunk. Hét-nyolc gigabájtot használok el, ez nem kevés.
Leginkább két mappával érdemes foglalkozni: Bejövő és Kimenő levelek.

Mielőtt megőszülök kidobom a nem olvasott hírleveleket
Én a következő módon szoktam redukálni a tárolt levelek mennyiségét:
Lemondom az összes olyan hírlevelet, amit nem olvasok el. Igen, van számos, amire rátettek, de akad jó néhány, amire én iratkoztam fel. Feliratkoztam, de nincs időm olvasni. Egy olvasatlan levélnek nincs semmi, de semmi értelme. Miért lenne érdekes, hogy két hónapja mit kínáltak az X szájton, vagy milyen színházműsorra vehettem volna jegyet? A szakmai hírlevelek is elavulnak, úgy sem fogom visszamenőleg elolvasni. Nem, biztos nem.
Ezért megkeresem egyet az elfelejtendő hírlevelek közül. A hírlevél alján ott a lemondási lehetőség, kiválasztom, leiratkozom.
Következő feladat az adott hírlevél összes mailjének törlése. A feladó email címét kimásolom

és rákeresek a Mailen belül. Így látom az összes erről a címről érkezett emailt. Kijelölöm az összes mailt (elsőt és CMD+A) és a kidobom őket. Ha eszméletlen sok mail volt, akkor türelmesen várok, a Mail erősen dolgozik.
Aztán veszem a következő nem olvasott hírlevelemet...

Régi mailek arhiválása
A Mailben lehet archiválni a régi maileket. Ezek megmaradnak, kereshetők, elérhetők – és viszik a helyet is. Csak épp a Mail "nem számol velük" a napi használat során.
Én úgy szoktam arhiválni a leveleimet, hogy év végén az összes pár évvel korábbit archiválom. Most a Bejövő fiókban kijelöltem az összes 2015 december 31-i és az előtti levelemet, majd kiadtam a Üzenet > Archívum parancsot. Majd ugyanezt elvégeztem a Kimenő üzenetek fiókjában is.
Jellemző, hogy amíg a bejövő fiókból néha kitakarítunk, kidobunk üzenetet, addig az elküldött mappából nem. Ki olvassa a kimenő üzeneteit rendszeresen? Senki.

Van másik!
Aki egynél több email címét kezelteti a Maillel, az emailcímenként nézheti meg a helyfoglalást.

Tudom, pont annyi öröm van a régi mailek kidobásában, mint a jó fényképek kiválogatásában. De jót teszünk a Mackel és magunkkal. Az email ugyan nem használ papírt, de a továbbítása energiát igen. Felmérések szerint a hírlevelek 60-80 százalékát nem olvassák. Ne küldj fölöslegesen és ne is fogadj, ha teheted. És teheted.