Szabályokkal automatizált Mail Macen

A Mac Mail Rules (Szabályok) funkciója lehetővé teszi, hogy automatikusan rendszerezzük a beérkező e-maileket, csökkentve ezzel a manuális munkát és növelve a hatékonyságot.

Mire jók a szabályok?

A szabályok segítségével a beérkező üzeneteket automatikusan mappákba helyezhetjük, így például ügyfélszolgálati levelek, számlák vagy családi üzenetek külön rendszerezhetők. Tökéletes eszköz a spam szűrés kiegészítésére is, mivel adott feladóktól vagy kulcsszavakat tartalmazó üzeneteket külön mappába helyezhetünk vagy törölhetünk. Az igazán fontos e-maileket automatikusan kiemelhetjük színes jelölésekkel, hogy egy pillantással azonosíthatók legyenek. A szabályok alkalmazhatók automatikus válaszokra is, például szabadság alatt vagy eseménymegerősítés céljából. Kiemelten hasznosak továbbá a projektekhez kapcsolódó levelek szűrésére, mivel az egyes projektekhez tartozó levelezések külön mappákban archiválhatók.

Ha szükséges, bizonyos feladóktól érkező üzeneteket automatikusan továbbíthatunk egy másik címre. Az időmegtakarítás érdekében az ismétlődő feladatokat is automatizálhatjuk, például heti riportokat vagy visszatérő levelezéseket. Lehetőség van speciális értesítések beállítására is, például hangjelzések vagy színkódok használatával. A szabályok segítségével akár a levél törzsének tartalma alapján is szűrhetünk, például meghatározott kifejezések esetén. Egyedülálló előnye, hogy a szabályok offline is működnek, így függetlenek az e-mail szolgáltatótól.

Smart Folder vs. Rules: Mikor melyiket használjuk?

A Rules (Szabályok) akkor előnyösebb, amikor egy e-mail érkezésekor azonnali műveletekre van szükség, például az üzenet áthelyezésére, kiemelésére vagy automatikus válaszra. Ezzel szemben a Smart Folder (Intelligens mappa) dinamikus szűrésre szolgál, például több mappa tartalmának egyidejű megjelenítésére anélkül, hogy az üzeneteket ténylegesen áthelyezné. Például ha egy adott projekt összes levelét szeretnénk egy nézetben látni, függetlenül attól, melyik mappában találhatók, a Smart Folder ideális választás. Viszont, ha egy ügyfél e-mailjeit szeretnénk automatikusan egy külön mappába helyezni az érkezés pillanatában, akkor a Rules a jobb megoldás. Mindkét eszköz hatékony, de eltérő felhasználási célokra ideális.

Példák

Ha a szövegben szerepel az "Apple" szó, a mail kap egy zöld zászlót. Ez nem tökéletesen megfogalmazott szabály. Arra használom, hogy az időszakosan előfizetett hírleveleket nem kell végignéznem, hogy épp írt-e az Apple-ről, a zöld zászló jelez. Persze jelez minden más esetben is, de az emberi intelligenciámmal ignorálom.

Alapvetően nincs szükségem arra, hogy a céges ticket-rendszerünk mailen üzenjen (pazarlás! jaj!). Ezért a beérkező üzenetek mennek olvasottan a kukába (kukába és olvasottá lesznek). De ha nem használom a Macet, akkor a szabály sem él, ezért a leveleim között ott figyelnek a jegyek, például telefonon is látom, hogy mi történik – ha akarom.

Ez már halott, de ide jó. Az Ügyfélkapuhoz külön e-mailt hoztam létre, hogy ne legyen kavarodás vagy gond. Az oda érkező leveleimet válogatás nélkül átirányítottam a használt e-mail címemre. A szabály továbbküldte csodás könyvelőnknek, mielőtt olvasottnak jelölve kidobta volna.

Amikor az Adobe-tól (viszonteladók vagyunk!) üzenetet kaptunk, hogy valamelyik ügyfelünk licencének közeleg a megújítási időszaka, akkor az üzenet hátterét zölddé tettük – kiemelés, mert fontos. És továbbküldtem a projektkezelő alkalmazás (Asana, Trello) Meistertaskba, amely feldolgozta.