Egy céges idő-nyilvántartó kellene nekem! 1/2

"A cégben egy tucat ember, ha dolgozik, akik jönnek és mennek. Mi meg szeretnénk tudni, ki mennyi időt töltött bent. Lehet ezt Numbers használatával?" – kérdezték nem rég egyéni konzultáción. "Numbers-zel mindent lehet, max. nem érdemes" – válaszolhattam volna, de inkább kitaláltunk egy gyors megoldást, ezt fogom most megosztani. Lehet, hogy nem trendi a feladat, viszont létező. (Az összes kép a blogon látható.)

Alapadatok felvitele egyetlen Numbers táblázatba

A feladatot sok féle képpen lehet megoldani. Mi most azért teszünk minden jövés-menés adatot egyetlen táblázatba, hogy lásd, így milyen egyszerűen tudjuk az adatokat összesíteni lekérdeni. Mert a lekérdezés a fontos. Hogy kapásból meg tudjuk mondani, hogy adott hónapban adott személy mennyi időt töltött bent. Vagy hogy adott napon ki mikor volt bent – tényleg nem találkoztak?
Ki és melyik nap?
A táblázat első (A) oszlopába kerültek a nevek. A bevitel módja "előugró", azaz legördülő menüből lehet kiválasztani a nevet, így nem lehet gond abból, hogy hol Adrienn-t, hol meg Adri-t gépelünk be (lenti ábrán 1).
A második (B) oszlop a dátumé. Aki nem akar függvény király lenni, az ugorjon a "Mikor?" alcímhez!
Az elrejtett (C) oszlopban a =HÉT.NAPJA(dátum;2) függvény található, a dátum helyén a sorban szereplő dátumot tartalmazó mező. A képlet megmondja, hogy az adott dátum a hét hanyadik napja, ha a hétfő az első (és a vasárnap a hetedik) (lenti ábrán 2).
Így a (D) oszlopban e számra hivatkozva a =VÁLASZT(szám;"hétfő";"kedd";"szerda";"csütörtök";"péntek";"szombat";"vasárnap") függvény írja ki a megfelelő napot. A szombat és vasárnap színezését az Oldalsáv > Cella > Feltétles kiemelés paneljén állítottuk be (lenti ábrán 3).

Mikor?
A következő két oszlopba kerül, hogy aznap ki mikor jött (G) és mikor ment (J).
Lusta voltam sok fals adatot felvinni, ezért trükkhöz folyamodtam. Aki nem rajong a függvényekért, az bátran ugorjon a következő "Mennyi időt töltött bent?" alcímhez, a kihagyott rész nélkül is érthető lesz minden.
A rajongók számára pedig a rejtett (E) és (F) oszlopok titka: az (E)-ben véletlenszám generátorral tippeltem egy kezdés órát, az (F)-ben pedig egy percet.
(E): =EGÉSZ(VÉL.TARTOMÁNY(6;12)) ahol a Vél.Tartomány a két szám közt generál egy véletlenszámot. Az eredményt az Egész függvény egész számmá kerekíti, így az (E) értéke hat és tizenkettő közti egész szám.
Az (F) oszlop függvénye nagyon hasonló =EGÉSZ(VÉL.TARTOMÁNY(0;59)), itt véletlen-generálom a perceket.
És végük a (G)-ben levő =IDŐ(E2;F2;0) függvény a két generált számot használva állítja elő az érkezés idejét.
Evidens, hogy a távozás ideje is hasonlóképp jön létre.

Mennyi időt töltött bent?
Ezt nem mutatom meg, szimplán kivonom a távozás időpontjából az érkezését. Ha nagyon rendes lennék, akkor erre a képletre is tennék egy feltételes formázást (amilyen a szombat-vasárnap színezését adja), ha negatív az érték, akkor például vörös hátteret kapna a bent töltött idő. Ez mutatna, hogy hamarabb ment, mint jött, ami – ennél a cégnél – nem lehet, mert éjfélkor senki sincs bent.

Mi kérdezünk és a Numbers válaszol: szűréssel

Szeretném tudni, hogy Réka február elseje és tizedike között mennyi időt töltött bent!

Az ikonsoron a jobb szélső ikont (4) választjuk ki. Az Oldalsávon a Kategóriák, Rendezés és Szűrő (5) közül az utóbbit. Azért, mert a kérdésünkre a választ azok a sorok adják meg, amelyikben a név Réka (most csak egy Rékánk van) és az dátum a kérdésnek megfelelő.
Miután az a sor érdekel, amely mind két feltételnek megfelel – Rékás ÉS jó dátumú – az "Összes szűrő egyeztetése" lehetőséget választjuk.
Az egyik szűrő (6) a név (A) oszlopra szűr. A név oszlop nem csak azért név, mert oda írtuk a neveket, hanem azért is, mert az első sorában ez a megnevezés szerepel. A szűrési szabályok közül a szövegest (7) választjuk, a szöveges szűrési lehetőségek közül a "tartalmazza"-t. Azért ezt, mert így nem kell a teljes nevet beírni. Ha nagyon biztosra mennénk, akkor az "értéke"-t választanám, de ekkor nem lehet hibázni, pont azt kell begépelni, ami a név oszlopban megtalálható.

Az időszűrő a második szűrés, amit alkalmazunk, a megadási sorrendnek nincs hatása a végeredményre. A dátum (8) oszlopra (B) szűrünk, méghozzá két dátum közti tartományra (9). Utolsó lépésként megadjuk a két dátumot, a mettől meddiget, a február elsejét és a tizedikét (10).

Tádámm! Eredmény!

A szűrések megadásakor – ha valaki követ – tapasztaljuk, hogy a megadott szűrést a Numbers azonnal végrehajtja. A Réka után már csak a Rékás sorok voltak láthatóak, az idők megadása után pedig a lenti kép fogad minket: itt vannak azok a sorok, amelyek minket érdekelnek.

És ha kijelöljük az összegezendő időtartamokat, akkor máris látjuk, hogy az adott napokon Réka mennyit dolgozott. Hol látjuk? A Numbers alsó sora mindig mutatja a kijelölt cellák összegét, átlagát...

> A második részben ennél sokkal hatékonyabban dolgozzuk fel a táblázatot.