Hogyan hozzunk létre rendszeres Emlékeztetőt Macen, iPaden vagy iPhone-on?

Egyszerűen, mert ez Apple. A Maces megoldást mutatjuk, az iPhone-os hasonló logikát követ.

(1) Válasszuk ki, melyik listában hozunk létre új emlékeztető bejegyzést. A dátum hozzáadásával megadhatjuk, hogy mikor szóljon az eszköz, hogy dolgunk van. Ha az Apple ID-val más eszközzel szinkronizáljuk az emlékeztetőket, akkor minden eszközünk riaszt, ez néha ijesztő, néha vicces, de mindenképp hasznos.
(2) Az igazi testreszabott beállításhoz kattintsunk a létrehozott emlékeztető (i) ikonjára, azaz az információs ikonra. Adjuk meg az első riasztás napját. Ekkor jelennek meg a (2) alatt látható további lehetőségek – és mi ezeket szeretnénk beállítani.
(3) A korai emlékeztetővel az időpont előtt tudjuk figyelmeztetni magunkat.
(4) Az ismétlés akkor jó, ha rendszeresen előforduló eseményre, feladatra kell odafigyelnünk.

Az ábrán nem látható az összes beállítási opció, de még nem sikerült olyat kitalálni, amit ne tudtunk volna könnyen létrehozni. Az egyetlen trükk az, ha egy feladatra, ami nem szuszakolható be a rendszerbe, két emlékeztetővel valósítjuk meg.

Én így használom!

Havonta elküldendő számlázásra a Számlák (lásd első ábra) listában levő emlékeztetők figyelmeztetnek. Van emlékeztető a teljesítés igazolások bekérésére – ami kell a számlához. Van emlékeztető, hogy hibajegy nyilvántartást kell kiküldeni. A számláknál beírtam az egyéni óhaj-sóhaj, bánat kéréseket is.
Egy másik listán szerepelnek azok a rendszeres megújítások (tárhely, előfizetés...), amelyek nem számlák. A tanfolyamok közt a következő tanfolyamok időpontja, hogy előtte hét és három nappal küldjek ki emlékeztetőt. És így tovább...
Az Emlékeztetőnek az ismétlés csak egy képessége, sok más hasznos szolgáltatása is van, de erről majd egyszer egy másik bejegyzés szól.

Mac, Emlékeztetők és Kanban

Az Emlékeztetőket legtöbben időbeli emlékeztetők kezelésére használjuk. Sokkal kevesebben élnek azzal a lehetőséggel, hogy helybeli emlékeztetőket is lehet létrehozni: ha legközelebb a kódex bolt előtt haladok el, akkor ne felejtsek kárminvörös tintát venni. A most bemutatott módot, úgy vélem, maroknyian ismerik és használják. A Kanban módszerről számos helyen lehet olvasni, a következő leegyszerűsítésnél pontosabb, szakszerűbb leírást. A Kanban munka-támogató rendszer, ahol az egyes oszlopok munkaállapotokat jeleznek, az oszlop elemei a feladatok, munkák, projektek, termékek, amelyek balról jobbra haladnak. Kanban alapú a Trelló és az Asana, hogy ismertebb szoftvereket említsek.

Hozzunk létre egy új listát!
Az Emlékeztetők elindítása után a bal oldalsáv alján kattints a „Lista hozzáadása” szövegre! Nevezd el a listát, válassz neki színt és ikont – ezek is fontosak. A Listatípus menüben mindenképp a Normál lehetőség legyen kiválasztva. (felső kép)
Oszlopok hozzáadása
A felső menüsor Nézet menüjében válasszuk az „Oszlopokként” lehetőséget. Új oszlopot az Emlékeztetők jobb felső sarkában levő megosztás és plusz ikon közötti ikonra kattintva hozhatunk létre. Az Emlékeztető területén előhívott helyzetérzékeny menüben is találunk új oszlop létrehozását szolgáló parancsot, és itt találjuk az „Oszlopok szerkesztése...” parancsot is, amelyet kiadva az oszlopok sorrendje felcserélhető.
Ahogy a második képen látható felvettünk három oszlopot – feladat, megoldás alatt és megoldva, ez a minimális Kanban-tábla – és néhány feladatot is, értelmetlen névvel.
Oszlopok szerkesztése
Kattints a hárompontos ikonra az oszlop tetején, és törölheted vagy átnevezheted az oszlopot. Az egyes elemek az Oszlopnézetben szürke téglalapként jelennek meg.
Emlékeztetők hozzáadása
Kattints egy üres szürke téglalapra, és adj neki nevet, az elvégzendő feladat nevét. Ezután kattints az „i” ikonra, amely akkor jelenik meg, ha az egérmutatót az emlékeztető fölé viszed, itt adhatsz hozzá figyelmeztetéseket, prioritásokat, megjegyzéseket, URL-eket, képeket és egyebeket.

Emlékeztetők áthelyezése
Emlékeztető mozgatásához kattints rá a Ctrl billentyűt lenyomva, és válaszd az „Áthelyezés oszlopba” lehetőséget, majd válaszd ki azt az oszlopot, ahová áthelyezni szeretnéd. A „nincs” lehetőséget választva az alapértelmezett „Egyéb” oszlopba kerül a feladat. Tartsd lenyomva a Shift billentyűt a több emlékeztető kijelöléséhet.
Megjelölés készként
Az emlékeztetőket befejezettnek jelölheted a bal oldalon lévő üres körre kattintva, és megjelenítheti vagy elrejtheti a befejezett emlékeztetőket a jobb felső sarokban található hivatkozás segítségével (képen a kék 4 alatti szövegre kattintva).

iPhone? Nem!
Sajnos az iPhone-on ez az elrendezés nem jelenik meg, a feladatok egymás alá kerülnek, sehol sem látható, hogy ez „Kanban"-os elrendezés.

iPad? Nem!
Sajnos, az iPad sem ismeri ezt az elrendezést.

Összefogalalva
Szép kísérletnek sem nevezném így, hogy iOS alatt nem használható, sőt! Megtévesztő megjelenítés félre is vezethet. Ez is egy felhasználós megoldás, hiába megoszthatóak az Emlékeztetők. Egy dologra jók talán, az önmenedzselésre. És arra, ha megtetszik a kanban módszer, akkor villámgyorsan váltsunk Asanára, Trellora vagy Meistertaskra.

Önmenedzselés Apple eszközökön

Életünk, munkánk menedzseléséhez kiváló alkalmazások léteznek. Hat, Macen, iPhone-on, iPaden is futót mutatunk most be, Hollin Jones iLife cikke nyomán. Az Apple Naptár és Emlékeztetők alkalmazása-párosa (réges-régen egy alkalmazás volt a Macen, de az iOS megjelenésével feldarabolta az Apple) az alapfeladatok ellátására kiválló, de ha feladat-menedzselésről vagy követésről van szó, akkor már kevesek. Ha másokkal való együttműködésről, akkor meg nem igazán használhatóak, bár kínálnak megoldásokat.
A blog egyik vállalása, hogy amit lehet, azt Apple szoftverekkel oldja meg. Ezek szinte hibátlanul együttműködnek, ha rendesen megtanuljuk őket, akkor számos egyéb fejlesztő alkalmazásáról derül ki, hogy az nem több, mint egy rejtett Apple szoftver funkció kiemelése. Az írással kapcsolatos megjegyzéseink dőlt betűsek.

Az önmenedzselést támogató alkalmazások (To-do apps) az időpontok, feladat-listák, napi életünket irányító, meghatározó események kezelését új szintre emelik. Ezek az alkalmazások jóval többet adnak, mint emlékeztetnek egy közelgő születésnapra. Az általuk kezelt adatokat képesek több féle rendszerezettségben megmutatni, szépségesen vizualizálni. És természetesen eszközökön keresztül, Apple Watchtal Mac Pro-ig és vissza, de akár nem Maces eszközökön is. Akárhogy is, aki ilyen alkalmazást használ, annak egyszerűbb az élete.

Tesztelés szempontjai

Tesztelést Macen végeztük, de nagyon figyeltünk az iOS kapcsolatra is, beleértve az órát. Néztük, hogy egy előfizetés hány platformra vonatkozik. Több okos (intelligens) listát kezeltünk, fő- és alfeladatokat, prodzsekteket hoztunk létre, ezek elvégzését is az alkalmazással kezeltük. Megnéztük, lehet-e emailel vagy diktálással eseményt, feladatot létrehozni, módosítani, kipipálni. Fontos szempont volt a kezelhetőség, az egyszerűség, a folyamat kezelés megléte.
Árazás Ez összetett, alkalmazásonként eltérő, függ az előfizetési idő hosszától is. Ahol a Maces előfizetés, vásárlás nem fedte le az iOS verziót, ott összevontuk szemöldökünk. Mi megpróbáltuk az árakat egy táblázatba összefoglalni az App Store és az alkalmazás weblapja alapján, nem jártunk sikerrel.
Egyszerű használat Az alkalmazások használata a lehető legegyszerűbb kell, hogy legyen, ahogy a funkcióknak is magától értetődőnek. Hangvezérlés és gyorsbillentyű felettébb hasznos. Együttműködés Két féle együttműködést vizsgáltunk. Az egyik más alkalmazásokkal való együttműködés. A másik más emberek hasonló alkalmazásával való együttműködés.
Egyedi szolgáltatás Most csak hat alkalmazást hasonlítottunk össze, de akár százat is találunk pár perc keresés után a neten. Így fontos, miben tűnik ki egy adott alkalmazás, milyen egyedi szolgáltatást, megjelenést kínál.

Any.do

Az Any.do feladatkezelő megoldásai lefedik az elvártakat, de nem kínálnak annál többet. A tesztelők a felhasználó felületet sem találták kiemelkedően jónak. Feladatok, listák és jegyzetek létrehozása egyszerű. Lehet címkézni, emlékeztető létrehozni, listákat és részfeladatokat kezelni. Ám amíg a Google Naptárral szinkronizálható, az Apple Naptár vagy Emlékeztetők alkalmazásával nem – ez egy Maces alkalmazás esetén meglepő. (Az Apple egyedi naptár-formátuma miatt ez annyira nem meglepő.) Az iOS verzió hozzáfér az Apple-ös adatokhoz. Gyorsbillentyű rendelhető a feladat hozzáadás, feladat emailben küldése műveletekhez, a kereső nagyon jó. Az előfizetési rendszer nehezen áttekinthető

(lásd az App Store-ban készült képet az alkalmazáson belüli fizetésről – ami jó, hogy ingyen kipróbálható) Az iOS verzió érezhetően több odafigyeléssel készült, mit a Maces. Az alkalmazás jó, de lenne mit fejleszteni rajta.

GoodTask

A GoodTask az Apple Naptár és Emlékeztetők alkalmazására adatait kezelve kínál saját felhasználói felületet. Az Apple alkalmazásokra jellemző tiszta, áttekinthető felületen a bal Oldalsávban jelennek meg az okos listáid, választhatóan napi, heti vagy havi nézetben. A létrehozott feladatok automatikusan bekerülnek a listák közé, megnyitva őket az adataik módosíthatók, kiegészíthetők. A fontosság jelölése és a figyelmeztetés megadásán túl megjelölhetők a különböző követést igénylő feladatok. Szerkeszthetők a dátumok, alfeladatok is létrehozhatók. A feladatok megosztásának határt szab az Apple Share Sheet megoldása (én ezt találtam a Share Sheetről), amely üzenetek vagy emailek megosztását támogatja. Az okos vagy intelligens listák létrehozásával a felhasználó hasznos eszközt kap, amely segíti a fókuszálásában (Gonosz Almalap szerint abban a látszerész segít inkább), ebben a GoodTask jobb, mint az alap Apple megoldások. Igaz ez az értesítés állítási lehetőségekre is. Személyes használatra ajánljuk ezt az alkalmazást. Nem esett szó az alkalmazás áráról, amely Macre 14 490 forint. Az alkalmazás iPhone-ra letölthető, 3 490 forintért oldható fel, hogy teljes tudása elérhető legyen. Macre és iOS-re is van ingyenes kipróbálási lehetőség.

OmniFocus

Az OmniFocus egy kicsit más liga, mint a másik öt alkalmazás. Az Omni-szoftverek évtizedek óta léteznek Macre, de valahogy soha sem váltak a Macesek kedvencévé, bár – szerintem – alkalmasságuk meg volt és van rá.

Az OmniFocus árazását épp áttervezik, áttekinthetőbb lesz, a szoftvert ingyen letölthetjük, alkalmazáson belüli fizetéssel választhatunk előfizetést. A szoftver csak év eleje óta képes együttműködésre. Ezektől eltekintve komoly és profi alkalmazás az OmniFocus, letisztult, egy ablakos felülettel. Az elemek projektetekbe szervezhetők, mindegyikhez létrejövő akciókat egy lista tartalmazza. A projektek lehetnek egymást követőek, párhozamosan elvégzendőek vagy más projektektől függőek. Az Inspector felületen lehet az állapotot, hosszt, ellenőrzési dátumot... állítani. A Forecast, nevének megfelelően a legközelebbi feladatokat mutatja, szöveggel, képpel vagy akár videóval. A Pro verzió egyéni jelentések, kimutatások készítését teszi lehetővé erősebb szűrő, címkéző támogatással. Kicsit drága (App Store), de hatékony személyi asszisztens.

Things 3

A Things 3 a legmacesebb alkalmazás minimalista megjelenése és lehetőségei alapján. Noha, természetesen, hozzáfér az Apple Naptár és Emlékeztetők adataihoz, de saját Things Cloud szerverét használja az adatok szinkronizálására. Külön kell megvásárolni az iPades, iPhone-os és Apple Watchos verziót. A projektek része lehet elvégzendő listák, a projektek csoportosíthatók, ilyen csoport lehet az Otthon, Munka... Billentyű-kombinációval a Macen bármikor előhívható az elvégzendő feladatok listája. A legtöbb esetben helyzetérzékeny menü segít az adatok megadásában és módosításában, dátum átírás, ismétlődés beállítása... A Big Surban widgetként is elérhető a Things. A Things generálta email-címre küldött levélből automatikusan képes elvégzendő eseménnyé konvertálni. Hasznos a Mai Nap nézete, amely az összes típus – projekt, esemény, elvégzendő feladat... – mai napra eső részét mutatja meg. Könnyű listákat, eseményeket, projekteket létrehozni, a keresés is megfelelően gyors. Az árak: az App Store-ból 17 990 forintért vásárolható meg az alkalmazás.

TickTick

A hat alkalalmazás közül a TickTick volt az egyetlen, amelynél a Maces verzió megvásárlásával az iOS-es – Apple Watchos – verzió is megvételre kerül. A tesztelt Maces verzió nézete tiszta, a többi alkalmazáshoz hasonlóan kínál projekt csoportosítási lehetősét, nézeteket – ma, egy hét, egy hónap, naptár –, és listákat – fontosság, dátum és más szempontok szerinti sorba rendeződő intelligens listát. Feladatot létrehozhatunk diktálással, Sirivel, emailből, gyors-billentyűvel. A projektek megoszthatók, akár szerkeszthetően is. A Premium verzió még több naptár nézetet, projekt időtartamot, lista típust, emlékeztetőt, megosztási lehetőséget és csatolmányt kínál. A dizájn talán nem annyira szép, mint a többi alkalmazásé, de a funkció gazdagság kárpótol. Az App Store szerint az alkalmazás Premium verziója havi 999 forintba, az éves 9 499 forintba kerül.

Todoist

A Todoist nulla dizájnja az egyik legnagyobb erőssége. Az alap kijelzésben találjuk a Bejövő, Otthon és Következő nézeteket, amelyek automatikusan frissülnek, amikor a projektek között feladatokat mozgatunk. Nagyon jó, hogy a gyorsbillentyűk újra definiálhatóak, így más alkalmazás használatakor is egy mozdulat új projekt létrehozása. A feladatok címkézhetők, prioritás megadható, emlékeztető és feljegyzés is létrehozható.
Az ingyenes verzióban öt, a Premiumot használva 25, míg a Business verziónál ötven emberrel osztozhatunk a feladatokon. A fizetős verziók - fájl feltöltést, tevékenység előrejelzést, automatikus biztonsági mentés készítést is kínál sok más mellett. Az ingyenes verzió nagyon fapados, nincs emlékeztető, naptár szinkronizáció, címke vagy szűrők. De havi három dollárért (Az App Store-ban ez nem látható, viszont nem is töltöttem le az alkalmazást) ezek feloldhatók.) Megéri. (Magyar App Store-ban nincs szó se Premiumról, sem Businessről. A havi három dollár az 1590 forint, évesen 10 290 forint.)

iCloud visszásságok

Éveken át nem volt gondom az iCloud Mail, Naptár, Emlékeztető és Kontaktok szinkronizálásával, azt láttam az iMacen, amit az iPhone-on vagy iPaden. Voltak ugyan értelmezhetetlen információk - az iMac Mailben hat olvasatlan levelem volt, az iPhone-on 18, az iPaden 71 -, de nem volt adatvesztésem, levél vesztésem, esemény elhagyásom. Mostanában van és egyre több. El is gondolkoztam.

Nem tudom a megoldást, de

A bevezetőben írt probléma - az iMac Mailben hat olvasatlan levelem volt, az iPhone-on 18, az iPaden 71 - sokáig régi leveleket érintett. A friss levelek szinkronja rendben volt, de a két-három hetes hónaposok közt volt olyan olvasatlan iOS-en, amit Macen olvastam. Én úgy véltem, hogy ennek az lehet az oka, hogy a iOS automatikusan csak az utolsó 50, 100 levelet szinkronizálja. Ez persze nem igazolódott, amikor iPhone-on vissza mentem időben. Ahogy iPaden is olvasatlan volt sok régi levél, amit Macen biztos olvastam (mert ott olvasatlan volt). Bár gondot nem okozott, de nem sikerült megértenem, hogy az olvasottság szinkronja miért nem működik.
A következő gond szintet akkor értem el, amikor az este iPhone üzenet alapján megnézett levelet reggel nem találtam az iMacen, csak hosszabb keresés után junkként.

A káosz biztos kezdete
Lassan egy éve egy MacBook Airt is használok. Az volt a káosz biztos kezdeti pillanata, amikor az iCloudon át összeszinkronizáltam az adataimat. Nem részletezem, de a Mail kicsivel több levelet rakott kéretlenbe, mint korábban. És természetesen fontos leveleket, mi mást?
Hasonló jelenséggel találkoztunk nem egy konzultáción résztvevőnél is. A mi nap újabb spammé lett levelek kapcsán jutott eszembe egy lehetséges hibaforrás.

Talán
Egyszerűség kedvéért két Macen mondom el, mire gondolok.
Az iMacet vagy hat éve használom, van rajta pár levél kezelési szabály. És az iMac hat éve tanulja, ki a spam, ki a junk, ki a kéretlen. Megy hibátlanul. És akkor bekapcsolódik a levelek kezelésébe egy új MBA Mail. Amelyben ugyan nincsenek levél kezelési szabályok, de a spam-szűrője is szűz. (Már bocsánat, de miért is az, kedves Apple? Azt ne lenne szinkronizálható?) És az MBA és az iMac versenyez a leveleimért. Amelyik előbb kapja el, az dolgozza fel. (Ugye ismerős, amikor pittyen az iPhone, hogy levél jött, aztán az iPad is, majd látod a Macen, hogy megjött a levél. Vagy más sorrendben. Na, melyik eszköz milyen alapon dolgozza fel ezt a levelet?) A másik - jó esetben - ezt a feldolgozott állapotot szinkronizálja. Rossz esetben - nem. Régebben is használtam két gépet, de akkor ilyen hibám nem volt.
A fenti gondolatot az iOS eszközökre bővítve még izébb a helyzet, mert az iOS-en nem tudom szabályozni, hogy mi junk, mi nem.

Mail ok, de a többi?
Igen, ez a legnagyobb gondom, hogy ha a levelek junkolását még meg is magyarázza a fenti elmélet, akkor az eltűnő, vagy félbe maradó naptár-bejegyzéseket nem.
Amúgy, informatikailag, szép feladat kezelni, hogyha egy nettelen eszközön módosítok levelet, naptár-bejegyzést, akkor azt szépen szinkronizálja a gép, ha nethez jut. És ne feledjük, a szinkronizálás a neten át történik, ami persze jó esetben tényleg másodpercek alatt megvan, de - tarthat hosszú perceken át is. Ami alatt a másik eszközön már keressük, újra felvesszük a bejegyzést.

Fél- és kísérleti megoldásként most az MBA kérelten levél szűrőjét kikapcsoltam. Kíváncsian várom, hogy vissza áll-e az első bekezdésben írt állapot, ami nem volt száz százalékos, de a mostaninál jobb.

Panasznap vége.

Új Emlékeztető Szolgáltatást OS X alatt létrehozni hamarabb lehet, mint ezt a címet hangosan felolvasni

Már oprendszerek óta bosszant, hogy eltűnt a Szolgáltatások közül a Create ToDo. Kaptam egy mailt, kijelöltem benne azt a pár szót, ami utal az elvégzendő cselekedetre, jobb klikk, Szolgáltatások, Create ToDo (vagy valami hasonló parancs) és a feladat már ott csücsült a Naptárban az elvégzendő feladatok közt.

Se, se, Service

Azóta nincs már a Naptárban ToDo, Reminders néven előbb iOS, majd OS X alatt is önálló alkalmazássá lett. Persze az Apple megírhatta volna a megfelelő Szolgáltatást, de nem tette. Ezért én megtettem helyette. De mielőtt belefutunk az agysebészi és űrhajósi képességeket messze nem igénylő megoldásba, mik is azok a Szolgáltatások?
Egy még régebbi oprendszerrel jelentek meg, elérhetők néha a Programneve menüből vagy kijelölt szöveg esetén a felpattanó menüből. Azt, hogy mikor milyen szolgáltatás érhető el, meghatározza, hogy honnan kérjük le a szolgáltatások listáját. Elvileg bármelyik alkalmazás kínálhat szolgáltatást, szolgáltatásokat más alkalmazások számára. Ilyen már alkalmazás számára kínált szolgáltatás az is, ha valahol egy mail címet jelölünk ki, arra egyből tudunk mailt küldeni. Ha Macen olvasol, jelölj ki egy szót a blogban, és (másik egér gomb) nézd meg, milyen szolgáltatásokat kínál a Mac.

New Reminder

Az Automator a mi barátunk, elindítása után válasszuk a Szolgáltatás létrehozását. Mivel szeretnénk a létrehozandó szolgáltatást a Mailre korlátozni, ezért válasszuk a Mailt, mint elérhetőséget. Bemenő adat a kijelölt szöveg.

Egyetlen parancs, a New Reminder Item utasítást használjuk fel az Automator készletéből. Ami fontos, a Title-t üresen hagyjuk, mert ide kerül a kijelölt szöveg. A kiválasztott Reminder gyűjtemény lesz az alapértelmezett. A legfontosabb, hogy alul az Options választása után jelöljük be, hogy párbeszédablakot akarunk a futtatáskor, hogy a megfelelő adatokat módosíthassuk. Ha ezt nem tesszük, akkor erre nem lesz módunk, csak a létrejött Remindert módosíthatjuk a szokott módon.
Mentsük el remekművünk Add to Reminder néven!

Használjuk!

Hupsz, érkezett egy levél, amiben valami elintézendő feladat van. Nem időhöz kötött, hogy Naptár esemény legyen, de adott időben meg kellene csinálni. Kijelölök pár szót, itt a levél tárgyát, és előhívom az Add to Reminder szolgáltatást.

Ha szeretném, akkor itt tudom módosítani az alapbeállításokat.

És nem csalás, nem ámítás, az emlékeztető a helyére került. Ügyesek vagyunk, nem de?