Sok Mailes számlából egy PDF

A NAV felügyelete alá begyűrni nem sikerült Apple, Google és más cégek érthetetlen módon sajtcédulának tűnő számlát küldenek emailen. Az Apple még annyiban sem segíti könnyező könyvelők életét, hogy PDF-ben is csatolná. De ez nekünk, Maceseknek nem jelent gondot. Mutatom, hogy lehet több (Apple) mail számlából egy PDF-et gyártani. (Azért egyet, mert a könyvelésem kinyomtatja, lefűzi, és egyszerűbb nekik egy PDF-et nyomtatni, mint sokat. És a példa kedvéért is, természetesen.) Ezt a bejegyzést tovább tart végigolvasni, mint a feladatot elvégezni.

Kezdés Mailben
Mailben egy okos, intelligens postafiókot hozunk létre (1). Ha csak az Apple-től jövő mailek kellenének, akkor simán rákeresnék a küldő mail címére. De nem kell több év, évtized Apple számlája, ezért azokat a maileket keresem, amelyek két feltételnek felelnek meg: az Apple számlázástól jött és az utolsó hónapban (vagy tetszés szerinti időszakban) kaptam (2). Ahogy jóváhagyjuk az okos postafiókot, a kívánt mailek kigyűjtődnek (3).

Mailből Finderbe
Kijelölöm az összes mailt (kijelölök egyet és command+a) és a Fájl menü Exportálás PDF-ként... parancsát választom (4). Megadom, melyik mappába szeretném menteni a számlákat PDF formátumban. Én az "Apple számlák könyvelőnek" mappát választottam. Finderben megnyitom a mappát, kijelölöm az összes frissen exportált PDF számlát (nem hiszed el, egyet kijelölök és command+a). Majd a helyzetérzékeny menüből (ctrl+kattintás vagy touchpaden általában két ujjas kattintás) a "Munkafolyamat létrehozása" parancsot adom ki (6).

Automator
(Igen, a kedvencem.) Az Automatorral ismétlődő feladatokat, munkafolyamatokat automatizálhatunk. Most semmi másra nem használjuk, csak egy csomó PDF-ből készítünk egyetlen egyet. Az első Automator lépést már létrehoztuk (7), megadtuk, hogy melyik PDF fájlokat kell összemásolni. Az Automator bal oldalsávjában a "PDF"-et választom ki, a második oszlopban látható PDF-es utasítások közül a "PDF oldalak egyesítése" utasítást húzom át a jobb oldalra, a meglevő utasítás alá (8). Az Automator ablak jobb felső részén látható lejátszás gombbal lefuttatom a létrehozott két lépésből álló Automator munkafolyamatot. Sikerrel lefutott tíz másodperc alatt (9). A PDF fájlok egyesítése kis ablak alján az Eredményt választva látom (A) a fura nevű PDF fájlomat. Duplán rákattintok, hogy Megtekintőben megnyissam.

Megnyitottam (B). Boldog vagyok. Ha rendben van, ellenőrizzük mindig, akkor a Megtekintő Megosztás menüje vagy a megfelelő ikonra kattintva azonnal el is küldhetem a könyvelőnek a PDF fájlt. Ennyit. Használtuk a Mailt, Findert, Automatort és a Megtekintőt (és újra a Mailt a küldéshez), az Apple alkalmazások segítéségével hatékonyan tudunk dolgozni, nem is kérdéses.

És még azon is túl...
Pár apró gondolat, kiegészítés, amit nem akartam a fenti leírásba beletenni, nehogy rémítően hosszú legyen.
> A könyvelőre gondolva érdemes a küldendő PDF-et átnevezni valami emberibb névre annál, amit az Automator generál. Ehhez elég az Megtekintőben megnyitott PDF fájl ablak teteji nevére kattintani. Ha már ott járunk, akkor más mappát választva el is menthetjük a számlák-PDF-et.
> Ha az Automator szerelemese vagy, miért nem programozod le az egészet Automatorban? – kérdezhetnéd joggal. Több okom is van, amiért nem. Az első az, hogy az emailek kikeresése létezik Automatorban, de nálam ez hosszú tíz percekig tart, gyakran ki is fagy az Automator. Ez a "nem szeretném érteni" kategória. A második ok, hogy a lekérdezési időszak változását meg kell adni, vagy a fenti módon, vagy az Automtoron belül, persze azt is lehet, ha nagyon nekifeszülök. És vagy email címenként van Automator rutinom, vagy az is paraméterként kell, hogy megadható legyen. A harmadik és döntő, hogy nincs megfelelő utasítás az emailek egyesével történő PDF-fé alakítására. Ha kell, akkor ez is áthidalható lenne. Ezek után a helyes válasz az, hogy meglehetne, de sokkal macerásabb, mint időről-időre ezt kézzel lepörgetni. Energiára optimalizáltam. A Gonosz Almalap szerint jó esetben lusta vagyok.
> A számlák azért csatolmányként is ott vannak, nem lehet azokat automatikusan lementeni? Megadott email-címekről? Ahogy azt más mail alkalmazásokban lehet? Létezik a Get Attachment az Automator Mail parancsai között, de 15-20 perc, mire az Automator kikeresi a leveleket - szintén "nem szeretném érteni" kategória. Ha tudnám, akkor így kezdődne az Automator munkafolyamat: