A fenti bölcsességet egy felmérés kapcsán tette közzé a Gartner, miután vagy ezer felhasználó tucatnyi dokumentumát elemezte ki, köztük nem kevés egyetemistáét és pénzügyi területen dolgozóét. Melyek a leggyakoribb hibák, amelyeket elkövetünk? A hét ajánlásban a válasz.
1.
Egy változó csak egy helyen szerepeljen!
Összeraktunk egy Numbersös számolótáblát, amelyben a HUF/EUR átszámolást több cellában is elvégeztetjük. Lelkesen be is gépeltük a „=A2*296,56"-hoz hasonló értékadásokat? De mi lesz akkor, ha változik az árfolyam, mert az képes rá? Eshetünk neki a teljes Numbers doksinak, hogy az összes „296,56"-t átírjuk! Biztos nem hagytunk ki egyet sem? Semmi elgépelési hiba? Utáljuk az egészet?
Nem, ne így csináljuk! Legyen egy külön táblázat, amelyben gyűjtjük az ilyen változókat. Ide kerül a napi árfolyam, egyetlen cellába. A képletek pedig e cellára hivatkoznak. Ez a megoldás különösen hasznos, ha hónapokkal, évekkel később jön szembe velünk saját doksink. Bár arra már nem fogunk emlékezni, hogy melyik cellába milyen képletet írtunk, de a bemenő változókat mutató táblázat - ne adj 'sten, szöveges magyarázattal kiegészítve -, aranyat ér.
2.
Hivatkozz,
Gyakori hiba, hogy egy kapott táblázatot a „Reorganize" segítségével szételemzünk - és csak órákkal később jövünk rá, hogy az eredeti állapotot képtelenek vagyunk visszaállítani. Például kaptunk egy listát a MacAcadémia hallgatóiról - név, cím, telefonszám és tanfolyam oszlopokkal. Sorba rendezhetjük név szerint - ki volt több képzésen -, vagy tanfolyam szerint - összegyűjtendő az azonos érdeklődésűeket egy továbbképzésre. A profik vagy
nálunk tanultak erre persze a Categoriest használják! Az eredeti sorrend ekkorra már elveszett, a példában bejegyzések időrendben követték egymást, de mi szét-sort-oltuk.
A megoldás egyszerű. Hozzunk létre egy második táblázatot, amelyet elemezni fogunk! Megtehetjük ezt duplikálással is, de még jobb, ha hivatkozással oldjuk meg: =(Table 2 :: A1) A hivatkozásnak az is az előnye, hogy vissza tudjuk keresni, hol volt az eredeti adat.
(Az Almalap trükkje viszont az, hogy beszúr egy új Heading Coloumnt, amit besorszámoz. Erre az oszlopra rendezve mindig az eredeti adatsort kapjuk vissza.)
3.
Önellenőrzés
Emlékszel? Matekból gimiben pont járt arra, ha az végeredményt visszahelyettesítve ellenőrizted az eredményt. Nos, a Numbersben is érdemes a Mackel ellenőriztetni a számítást. Kilenc képzést tartó cég éves kimutatását nézzük, sorokban a képzések, oszlopban a hónapok. Az oszlopok alján összesítve látom a havonta megtartott képzések számát, a sorok végén pedig az egyes tárgyak összesített számát. E táblázat jobb alsó sarkában érdemes elvégezni azt a vizsgálatot, hogy a havi számok összege megegyezik-e a képzési adatok összegével. Ugye meg kellene? A felmérésben a táblázatok 17 százalékában nem egyezett meg.
A felmérés ismertetői a jobb alsó cellába IF függvény beírását javasolják, amely egyenlőtlenség esetén a „HIBA" üzenetet írja ki. Nekünk jobb ötletünk van! Írjuk be a =SUM(B11:M11)=SUM(N2:N10) képletet ebbe a cellába (értelemszerűen módosítva, ha nem kilenc termékünk és tizenkét hónapunk lenne. Ha jók a képleteink, TRUE, hanem, FALSE üzenetet kapunk a cellában. Ezt a Conditional Formattal tovább cizellálhatjuk.
Az ellenőrzést érdemes a képletek beírása után elvégezni, tényleg jó eredményt kapunk? A Numbers, bár az Apple fejlesztők dolgoztak, de csak végrehajtja azt, amire kérjük, nem értelmezi és javítja ki a hibás beírást. A legtöbb képlethiba amúgy a zárójelezés hibájából adódik. Az 5/4+7 képlet más eredményt ad, mint az 5/(4+7) - és legtöbbször az utóbbira gondolunk és az előbbit írjuk be.
4.
Ez most milyen adat?
A jól tagolt, elkülönített adatok segítik a megértést - és a hibafeltárást. A Numbers sokkal jobb eszközöket biztosít, mint az Excel, ahhoz, hogy elkülönítsük a bemenő adatokat, akár megkülönböztetve a konstans és változtatható bemenő adatokat; a számításokat végző részt, táblázatot, táblázatokat, sheeteket; és a végeredményt. Ne legyünk lusták, még a magunk számára se, kis szöveges magyarázattal ellátni, mit miért csináltunk úgy, ahogy. Később vagy más felhasználó számára éveket takaríthatunk meg így.
Nagyobb számítások esetén azt javasoljuk, hogy a bemenő-adatok és a végeredmények maradjanak egy sheeten, jól elrendezve, könnyen értelmezhetően. A számításokat tartalmazó táblázatokat pedig húzzuk át a második, sokadik sheetre. Használat során nem kell látnunk a fogaskerekeket, csak rángatjuk a karokat - bemenő adatok - és bámulunk, mint kapunk - végeredmények, grafikonok... Ez az elrendezés a véletlen módosítástól is véd.
5.
Grafikonizálj!
A táblázatokban nehéz észrevenni a rendellenes értéket, egy elütést. A grafikonon az ilyen azonnal látszik. Persze a feltételes formázással is sok minden kiugratható, ám a grafikont gyorsabban dolgozza fel az ember. Összehasonlító táblázatot készítesz az Apple webáruházai árairól Európában? A nem eurós árakat átszámolod euróra? És a norvég koronánál elütsz egy tizedes vesszőt? A grafikonon máris kiugrik a skandináv állam.
6.
Magyarázat
Váratlanul felhív egy évek óta elveszettnek hitt ügyfél, és arra kér, hogy az akkori ajánlatodat frissítve küldd már át neki. Spotlight segít, Time Machine a barátunk - tehát a Numbers doksi meglesz. De - melyik adat micsoda? Hogy számoltam? Miért osztottam 26-tal? A programozók egyik rémálma a program kommentezése - mi előzzük meg, hogy saját táblázatunk késztessen zokogásra. Legyen minden táblázatnak értelmes neve (szóköz nélkül!), legyenek elnevezve a sorok és oszlopok is.
Még így is csak bízhatunk abban, hogy betartva az eddigieket, nem hackeltük meg munkánkat - valamit egyszerűbb volt beírni, mint képlettel számoltatni, de erre a kis gerilla módosításra már nem emlékszünk. Eszünkbe fog jutni. Amikor már két órája nézzük, miért nem passzol az elvárthoz a végeredmény.
7.
Ne higgy a gépnek!
"
Higgy a Macnek!" - csapott le a fenti mondat láttán a
Fanatikus Almalap, de ez se hasson meg minket, igenis: gyanakodjunk! Ha másért nem, akkor azért, mert a táblázatok 17 százaléka hibát tartalmaz.
