Mailre alapuló munkaszervezés

Régi vesszőparipánk a munkafolyamat szervezés pár fős vállalkozásoknál. Az egyik megoldás speciális szoftver használata, a másik pedig a Mail, Naptár, Kontaktok és más alkalmazásokra épülő egyedi megoldás, minél több automatizálással. Ez utóbbi esetén sem kell nagy dolgokra gondolni - van, ahol elég az iCloudos szinkronizáció az asztali és hordozható eszközök között. Azért aki ennél kicsit többre vágy, az biztos kipróbálta vagy használja is a Mac OS Mailjének "okosságait".

Amit a Mail tud

Mail Rules / Szabályok
Gondolom, aki a Mailt vadul használja, az már járt a Mail > Beállításokban - a vad használat esetén nem 10k-nál több olvasatlan levélre gondolok, épp az ellenkezőjére. A Rulesban szabályokat hozhatunk létre a beérkező, mondom, a beérkező leveleinkre. Ha nagyon precíz lennék, akkor az Inboxban lévőkre. A szabály létrehozása nem nagy feladat, két fő részből áll. Az első részben szabályok segítségével leválogatjuk a leveleket. A másodikban pedig megmondjuk, mi történjen a szabályok válogatta levelekkel.

A képen az én szabályaim láthatók. A Mail fentről lefele haladva értékeli ki a szabályokat. Mielőtt egy bejövő levél idáig eljutna, a Mail - ha engedtük - már döntött arról, hogy a levél kéretlen-e, junk-e. Ha nem, akkor jönnek a szabályok. Azok a szabályok, amelyek aktívak, kis pipa jelzi ezt. Az Apple régebben mindig betette a "News from Apple" szabályt, ezért nem töröltem ki, mert visszatenné. Az inaktívvá tétel viszont jó megoldás arra, hogy ez a szabály ne fusson le.

Egy levelezési szabály vizsgálata
A "[web] vagy Form érkezett" szabályt én hoztam létre - ahogy a többit is -, ezt fogjuk megnézni részletesen. A célom az, hogy ha új jelentkező érkezik a képzésünkre, akkor a Mail csipogjon, ugráljon, jelezzen.
Ehhez a Mail szabály alkalmazáshoz persze némi rákészülés is kellett. Meg kellett oldani, hogy a jelentkezők levele adott szót vagy szavakat tartalmazzon. Ezért a weblapunkon (mAcademia MacAcademia) a levélküldési helyeket úgy alakítottam ki, hogy a levél tárgya adott legyen és szerepeljen benne a [web] kifejezés. Az emberi lustaságra építünk, a kitöltött tárgyat kevesen írják át. Ha igen, és törlik a [web] tagot, akkor bukta.
A másik lehetőség, hogy valamelyik űrlapon jelentkeznek. Engem az űrlap-alkalmazás értesít, mindig ugyan arról a címről írva nekem.

A szabálynak adok egy értelmes nevet, ez az első lépés. Utána - tört magyar/angol mondatokban megfogalmazom, mely emailek legyenek kiválasztva. Nagyon fontos, hogy az összes szabálynak eleget kell tenni a kiválasztandó mailnek, vagy elég egyetlen szabálynak eleget tennie a felsoroltak közül.
Az én esetemben ez utóbbi igaz. Kiolvasva a szabály valahogy így hangzik: "Kellenek azok a levelek, amelynek tárgyában vagy a '[web]', vagy a '[blog]' szerepel vagy a feladó email címe tartalmazza a 'formsccentral-nore'ply-t." Vagy ez, vagy az, vagy amaz. Ha az "any" helyett "all"-t választottam volna, akkor csak a formscentralt-tól jövő webet is, blogot is tárgyában tartalmazó levelek választódnának ki.
A kiválasztott levelekkel mi történjen?
A Mail játssza le az új levél érkezett hangot. A levél háttere legyen világoskék. Ugráljon a Mail ikonja a Dockban.

Okos levelesládák
A fenti szabályokkal a bejövő levelekre hathatunk. A létrehozott szabályok csak a bejövő, olvasatlan leveleken hajtódnak végre. Ha a bejövő levelek közül kiválasztunk egyet vagy többet, akkor a helyzetérzékeny menü (másik egérgomb vagy ctrl+klikk) utolsó parancsa a szabályok végrehajtása. Bánjunk ezzel óvatosan! Gondoljuk végig, milyen szabályaink vannak! Az automatikus válaszoló szabály mindig, mondom: mindig automatikus választ küld az így szabályvégrehajtás alá rendelt levelekre!
Az okos levelesládák nagyon hasonló módon programozhatók, ám más a szerepük. Sokan gyűjtjük leveleinket mappákba aszerint, hogy ki vagy melyik cég küldte - simán áthúzva, a fentiek alapján szabállyal automatikusan átemelve a megfelelő mappába. Ám ekkor a Bejövő levelekből elkerülnek az adott levelek. Az okos mappa használata esetén viszont az összes levél megmarad a bejövő mappában, ám mégis lesznek személyre, cégre válogatott gyűjtéseim.

Erbi Laci kollégámnak számtalan email címe van (képen kicsit törölve nem láthatók), és hol erről ír, hol arról. Ezért létrehoztam (lista alján '+' jel, okos/smart mailbox) egy okos levelesládát. A létrehozás hasonló a szabályokéhoz, de itt nem kell megmondanom, mi legyen a talált levelekkel - azok ide, ebbe a gyűjtőbe kerülnek. Ennek a megoldásnak az előnye, hogy nem kell kézzel bepakolni a leveleket és nem hibázom, nem hagyok ki levelet, és nem rakok be rossz, ide nem való levelet sem.

Amit a Mail nem tud, de ez a kis hasznos alkalmazás-csomag igen

A Mail aktívan csak a bejövő leveleket képes kezelni. És ha valaki nem ír Apple-Scriptet, akkor elég korlátozottak a lehetőségei. Az Indev segítségével a bejövő levelek tag-elhetők és a tagekre szabályok építhetők; gazdagabb bejövő mail feldolgozó rendszert használhatunk és könnyebben áttekinthetővé tehető kiterjedt és sok témájú levekezésünk.
Mail Tags
A társaihoz hasonlóan 30 napos próbaverziót kínáló, utána egyszeri 29,95 dollárba kerülő Mail Tags-zel kulcsszó rendszert hozhatunk létre a levelezésünkben. Kulcsszó bármi lehet, persze olyat érdemes választani, amit a levél nem tartalmaz magától, mint például a feladó. Ha sok emberrel több projekten is dolgozunk, akkor biztos szép feladat a levelek emberek és projektek szerinti válogatása, a Mail alapeszközeivel nem is nagyon szeretném megoldani. Meglehetne, ha mindenki mindig odafigyelne pár közösen hozott szabályra. Tapasztalat, hogy nem fog menni.

A kulcsszavak viszont segíteni fognak!
A kulcsszavakat a levelekhez rendelem. Majd Mail szabályokat hozok létre, ám a Mail Tags a szabály lehetőségeket is bővíti. Pontosan a kulcsszavakra épülő szűrést, válogatást adja az alaptudáshoz. A kulcsszavak, tag-ek gmailbe és Exchange-nél is megtalálhatók, ezekkel kompatibilisek.
Mail Act-On
A Mail Act-On (29,95 dollár, 30 napos próbaverzió) a levelek feldolgozását segíti. Egyetlen billentyűvel tehetjük a bejött levelet az azonnal elintézendők közé vagy dobhatjuk az archívumba. Válaszlevél írásakor sablonokat használhatunk - akár az egész válaszlevél épülhet sablonra, akár része. A válaszlevél elküldését időzíthetjük is. És végül, a kimenő levelekre is létrehozhatunk szabályokat.
Mail Perspective
Elevelében él a nemzet - mondta nemzetünk bölcse. Aki napi húsznál több hasznos levéllel küzd, az örülhet a Perspective-nek (24,95 dollár, 30 napos próbaverzió). Az ő számukra a Mail egyetlen ablaka túlzsúfolt, bár a Mail is, és a két említett Mail plug-in is sokat segít. Ám a Perdpective-vel külön ablakba szedhetők az egyes projektekhez, fontossághoz tartozó levelek - pontosabban ezek hivatkozásai, de ez a felhasználás szempontjából lényegtelen. Így a túlzsúfolt, negyedóránként levelet ránk zúdító Mail helyett csak a barátnőnktől, kutyánktól vagy legfontosabb ügyfelünktől érkező levél látható kis ablakban. Ami mellett békésen dolgozhatunk vagy játszhatunk.

Esetleg írhatunk emailt, hogy mást is a levélfeldolgozás automatizálására csábítsunk.