Listából keresés Numbersben

Konkrét példát mutatok arra, hogy lehet Numbersben (vagy bármelyik táblázatkezelőben) egy hosszú listából adott sort kiválasztva annak adatait megnézni és szöveges formába foglalni további felhasználásra. Ez így kicsit rejtélyes, de gombolyítom a fonalat.

Az adatok listájának teteje a második képen látható, semmi extra, név, keresztnév, életkor, irányítószám. Ami apró trükk, hogy besorszámoztam a sorokat az egyszerűbb visszakereséshez. Ezt használom, amikor az első ábrán látható Lekérdezés táblázatban az A3 cellában megadva az adott sor adatai jelennek meg. Az első ötlet, ez a cella "léptető" formátumú, lásd a jobb oldalsávot! A cella értéke 1 és 1000 közötti egész szám. Be is írhatunk egy számot az A3-ba, de akár a fel-le nyilakat is használhatjuk. A "léptető" azért is jó, mert ha 1000-nél nagyobb számot beírva a Numbers azt 1000-ré alakítja. És az egynél kisebb esetén egyre írja át a számot.

A listából az FKERES (LOOKUP) függvényt használom – a függvényt a Numbers is részletesen bemutatja, így itt csak a finomságokat emelem ki. A keresendő érték (A3) oszlop és sor adatát rögzítem: ezek a dollár jelek. Így, amikor majd jobbra másolom a függvényt, a keresési érték marad A3. A keresési tartománynak (sorszám:zip – azaz A:G – a Numbers az oszlop tetején álló szöveget használja az oszlop betűjele helyett) nem egy cellatartományt adok meg, hanem az oszlopokat. Ez azért jó, mert ha még egy sort hozzáadok a listához, az automatikusan a keresési tartomány része lesz – nem kell figyelni arra, hogy azzá legyen. Ha tartományt adunk meg, akkor ügyesen kell használnunk a sorbeszúrást – így ezzel nem lesz dolgunk. (Persze ez Numbers, ahol egy lapon annyi táblázat lehet, amennyire szükségünk van. Excelben ügyes elrendezés kell az oszlopos megoldás használatához.)
És még egy trükk! Azt, hogy az adat-tartományból hanyadik oszlop adatát kapom vissza, nem direkt szám beírásával adom meg, hanem cella hivatkozással (B2 – a képen. B$2 egész pontosan.) Ennek két előnye van. Ha jobbra másolom a képletet, akkor a második sorból veszi a visszaadandó oszlop számát, így azt könnyen módosíthatom – begépelni sem kell, ha egymást követik, jöhet az automatikus kitöltés. Kézzel kitöltve, pláne egy sok oszlopos táblázat esetén, könnyű egy-két oszlopot tévedni, piszlicsáré meló a képletben módosítani egy külső cella értékének átírásához képest. A másik előnye, hogyha – nem javasolt, de van, hogy muszáj – átrendezzük a forrás táblázatot, a listát, felcserélünk, beszúrunk oszlopot, akkor nem kell a lekérdezéseket újra írni, elég – ismét – az oszlop sorszámot módosítani.

Végül a szövegbe foglalás. Végképp nincs semmi extra, simán összefűzök cella tartalmakat és begépelt fix szövegeket. Egyetlen dologra kell figyelni, a ragozásra. A szöveges megfogalmazás esetén kerüljük el a ragozást, inkább legyen kicsit bürokratikus a szöveg. A "9810-es körzet" szebb lenne, de a 9816-nál már "-os" lenne a rag. Ha kell, ez is megoldható függvényekkel (IF, ragozást segítő táblázatban való FKERES – de csak ha van értelme).
A szöveg egyébként egy táblázat egyetlen cellája – éljen a Numbers! –, innen kimásolható, beilleszthető.

És igen, van egy – a cikk szempontjából lényegtelen – hiba az egyik ábrán.