Kimutatás készítés Numbersben

A táblázatkezelők egyik legjobb tulajdonsága, hogy a rettenetes mennyiségű begépelt adatot képes számunkra hasznos formában, például kimutatásban (pivot-table) megmutatni. Mivel a számítógép buta jószág, így fontos, hogy a feldolgozandó adatok pár alapszabálynak megfelelően kerüljenek a táblázatba. Az egyik szabály, hogy egy információ egy sorba kerüljön és egy sorban csak egy információ legyen. A mi példánkban – a lenti képeken – a közüzemi számláinkat terelgetjük egy fiktív háztartásban. Havonta kapunk gáz, víz, villany és internet számlát. Minden számlát szépen külön sorban rögzítünk, ez havonta négy sor. És persze az oszlopokban azonos típusú adatok szerepelnek, ahogy ez az oszlop tetején, az első sorban felírtuk: Év, összeg...

A képre kattintva az eredeti méretében és szépségében mutatkozik meg.

1.
A nagy zöld egyes mutatja az adatokat. Ha nagyon informatikusok lennénk, akkor azt mondanánk a sorok helyett hogy rekordok, a sor celláira meg hogy mezők – de nem akarunk kicsit sem informatikusok lenni.
2.
Egy fontos trükk. A "Közmű" oszlopba nem simán begépelem a megfelelő szót, hanem csináltam egy legördülő menüt és abból választok. Miért? Mert így nem lesz gépelési hiba, mindig azt látom, hogy "internet", egyetlen "net" feliratot sem. Miért kell ez? Mert én okos vagyok, de a számítógép nem. Csak azt tartja azonos közműnek, ami betűre megegyezik.
3.
A Rendezés > Kimutatás lérehozása > Aktuális lapon parancsot kiadva új táblázatot kapunk, ez lesz a nagy kimutatás. Azért az aktuális lapon, mert elsőre nem árt látni a "forrást", az adatokat. A Kimutatás tartalmát a Numbers adja, nekünk abba nem illik belegépelni. Nem csak nem illik, de nem is előnyös. A külalakot formázni viszont szabad!

A képre kattintva az eredeti méretében és szépségében mutatkozik meg.

4.
A négyes számtól jobbra látható a kapott táblázat. Elsőre nem így néz ki, de mindjárt dolgozunk a látványért. A Kimutatással kérdéseinkre adunk választ magunknak. Szeretném tudni, hogy havi szinten összevetni a közüzemi kiadásaimat!
5.
Ha nem itt állna a Numbers, akkor vidd ide! Ez akkor fog sikerülni, ha az új táblázat az aktív, válaszd ki bármelyik celláját!
6.
Kövesd a nyilakat, rángasd a megnevezéseket a helyükre. A megnevezések az adatok táblázat oszlop-nevei – igen, jó ötlet elnevezni őket, még most sem késő. Az oszlopokba vitt megnevezés adataiból lesznek a Kimutatás oszlopai, nálam a hónapokat számok jelezték, ezért a Kimutatás táblázat első sorában a Hó, 1, 2... látható. A sorokkal hasonló a helyzet. De ide nem egy, hanem két oszlop-nevet is behúztam. Mivel az Év van felül, így az Évenként lesz az alá húzott Közmű elemei felsorolva a sorokoban. S valóban, van egy 2021-es és egy 2022-es áram-víz-gáz-internet gyűjtésem. Az, hogy milyen Értékeket jelenítsen meg a Kimutatás, szintén meg kell adni. Most logikus – neked és nekem, mert mi okos emberek vagyunk –, de – hiszen tudod – a Mac csak azt teszi, amit parancsba adsz neki.
7.
Ha megadtál oszlopot, sort és értéket, akkor remek kimutatásod lett! Kipróbálhatod az oszlop-nevek csereberéjét, a Numbers újra számol. Olyan ez, mint egy Rubik-kocka, addig forgatom, amíg választ nem ad a kérdésemre. A megjelenítést tovább finomíthatod, ez látható a (7) jelnél.

8.
Ez is a megjelenítendő adatok finomításának, módosításának a helye.

Haladó tipp
A példában az Érték helyére kétszer is behúzom az Összeget - ez ugye csak oszlopnév az adatokat tároló táblázatból. Az egyiket békén hagyom, ez a Kimutatásban a megfelelő sornak és oszlopnak megfelelő adatok összegét fogja mutatni, a másiknál viszont az "Összegzés szempontja:" panelen az Összeg helyett az átlagot vagy a Számlálót választom. Így két érték lesz minden hónap-közmű pároshoz: az egyik a fizetett összeg, a másik ezek átlaga vagy darabszáma (1, mert havonta egy számlát fizettem. Ha 2-t látok, akkor valami gond lesz.)

A képre kattintva az eredeti méretében és szépségében mutatkozik meg.

9.
Hozzányúltam az adattáblázathoz, mert ... ehhez volt kedvem. Kis takarásban, de látszik, hogy a számla időpontja is szerepel, nem csak a kitakart eredeti külön oszlopos Év és Hó. Változtak az adatok? Igen! Akkor frissítsük a Kimutatást is!
10.
A Dátum oszlop-név is megjelent (mert elneveztem, azért), ezt is fel tudom használni. Sőt!
11.
Ugye nem mindegy, hogy Negyedévet vagy Év-negyedévet választok? A különbséget nem lehet zongorázni, de a felső és alsó Kimutatás táblázat határozottan megmutatja. Ne feledjük: a jó Kimutatás táblázatot csak rendes adat-táblázatból lehet készíteni.